Spendenverwaltung

Spenden erfassen – Bescheinigung erstellen – PDF kommt per E‑Mail. Rechtssicher nach BMF-Muster.

1) Einmalige Einrichtung

Bevor Sie Spendenbescheinigungen ausstellen können: Hinterlegen Sie die Vereinsdaten aus Ihrem Freistellungsbescheid.

  1. Öffnen Sie Dashboard → Einstellungen → Finanzen → Spendenbescheinigungen.
  2. Tragen Sie die 4 Pflichtfelder ein:
    • Steuernummer
    • Freistellungsbescheid Datum
    • Aktenzeichen
    • Finanzamt
  3. Klicken Sie „Einstellungen speichern".
  4. ✅ Grüner Banner erscheint: „Konfiguration vollständig"
Tipp: Alle Daten finden Sie auf Ihrem Freistellungsbescheid vom Finanzamt.
Direktlink: /dashboard/einstellungen/spenden

2) Spende erfassen

Neue Spende

Spender aus Mitgliedern wählen oder externe Daten eingeben.

Betrag & Art

Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende oder Vergütungsspende.

Bei Sachspenden: Beschreibung, Zustand und Marktwert angeben.

Status bestätigen

Status auf „Bestätigt" setzen für Bescheinigung.

Nur bestätigte Spenden können bescheinigt werden.

3) Bescheinigung erstellen – so geht's

Auswahl & Erstellung

Einzelbescheinigung oder Sammelbestätigung

  1. Öffnen Sie /dashboard/spenden
  2. Setzen Sie Filter auf Status „Bestätigt"
  3. Aktivieren Sie Checkbox bei einer oder mehreren Spenden
  4. Klicken Sie „Bescheinigung erstellen (1)"
  5. Im Dialog: ☑️ „Per E-Mail versenden" aktivieren (optional)
  6. Klicken Sie „Bescheinigung erstellen"
Wichtig: Mehrere Spenden einer Person = automatisch Sammelbestätigung

Was passiert automatisch

Nach dem Klick auf „Erstellen"

  • PDF wird generiert (nach amtlichem BMF-Muster)
  • PDF wird gespeichert (Vercel Blob Storage)
  • E-Mail wird versendet (wenn aktiviert) mit PDF-Anhang
  • PDF öffnet sich automatisch im neuen Tab
  • Status wird aktualisiert auf „Bescheinigt"
Die Bescheinigungsnummer (z.B. SPB-2026-0001) wird automatisch vergeben.

Bescheinigungen verwalten

Übersicht aller ausgestellten Spendenbescheinigungen

Unter Dashboard → Spenden → Bescheinigungen finden Sie:

  • Alle ausgestellten Bescheinigungen mit Nummer, Empfänger, Betrag
  • PDF erneut herunterladen
  • E-Mail erneut versenden (wenn E-Mail-Adresse hinterlegt)
  • Filter nach Jahr, Art, Empfänger
  • Status: „Erstellt" oder „Versendet"

Wichtige rechtliche Hinweise

Haftung: Der Verein haftet für die Richtigkeit aller Angaben. Bei fehlerhaften Bescheinigungen können bis zu 30% der Spendensumme + 15% Gewerbesteuer nachgefordert werden.
Gemeinnützigkeit erforderlich: Nur gemeinnützige Vereine mit gültigem Freistellungsbescheid dürfen Spendenbescheinigungen ausstellen.
Aufbewahrungspflicht: Bescheinigungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (erfolgt automatisch in der Datenbank).
Keine Gegenleistung: Spenden dürfen keine Gegenleistung haben. Bei Sponsoring (Leistung gegen Zahlung) keine Spendenbescheinigung ausstellen!
Bescheinigte Spenden unveränderlich: Nach Ausstellung der Bescheinigung können Betrag, Datum und Spender nicht mehr geändert werden.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Einstellungen?

Dashboard → Einstellungen → Finanzen → Spendenbescheinigungen. Dort tragen Sie einmalig Steuernummer und Freistellungsbescheid ein.

Checkbox deaktiviert?

Nur Spenden mit Status „Bestätigt" können bescheinigt werden. Öffnen Sie die Spende und ändern Sie den Status von „Ausstehend" auf „Bestätigt".

Fehler: Fehlende Vereinsdaten?

Gehen Sie zu den Spenden-Einstellungen und füllen Sie alle 4 Pflichtfelder aus. Ohne Freistellungsbescheid können keine Bescheinigungen ausgestellt werden.

Kann ich bescheinigte Spenden bearbeiten?

Nein. Nach Ausstellung der Bescheinigung ist die Spende gesperrt, da die Bescheinigung rechtlich bindend ist. Bei Fehlern: Neue Spende anlegen und neue Bescheinigung ausstellen.

Kleinspenden bis 300 EUR?

Bei Kleinspenden genügt dem Finanzamt der Kontoauszug. Sie können dennoch eine Bescheinigung ausstellen – ist aber nicht Pflicht.

Sind Mitgliedsbeiträge Spenden?

Normalerweise nein, da der Verein Leistungen anbietet. Nur in Ausnahmefällen (besonders förderungswürdige Vereine) können Beiträge als Spende gelten.

Direkte Wege

Spenden-Übersicht
/dashboard/spenden
Neue Spende erfassen
/dashboard/spenden/neu
Bescheinigungen-Übersicht
/dashboard/spenden/bescheinigungen
Spenden-Einstellungen
/dashboard/einstellungen/spenden
Zur Anleitungs‑Übersicht
/anleitung