Benutzerverwaltung & Zugriffe

Verwalten Sie Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte für Ihren Verein. Von Vorstandsmitgliedern bis zum Mitgliederportal.

Inhaltsverzeichnis

Rollen & BerechtigungenAdministrator anlegenMitgliederportal-ZugangPasswort zurücksetzenBenutzer verwaltenMehrere Vereine

Rollen & Berechtigungen

Übersicht der Benutzerrollen

Welche Rollen gibt es und was können sie tun?

Administrator

Vollzugriff auf alle Funktionen

  • • Alle Mitglieder, Parzellen und Daten verwalten
  • • Buchhaltung und Finanzen
  • • Benutzer anlegen und Rollen zuweisen
  • • Vereinseinstellungen ändern
  • • Alle Berichte und Exporte
Vorstandsmitglied

Erweiterte Berechtigungen für Vorstandsarbeit

  • • Mitglieder und Parzellen verwalten
  • • Begehungen durchführen
  • • Dokumente hochladen und verwalten
  • • Protokolle erstellen
  • • Keine Buchhaltung (außer Admin)
Mitglied (Portal-Zugang)

Eingeschränkter Zugriff nur auf eigene Daten

  • • Eigene Stammdaten einsehen
  • • Rechnungen und Kontoauszüge herunterladen
  • • Dokumente einsehen (wenn freigegeben)
  • • Zählerstände eintragen (wenn aktiviert)
  • • Termine und Veranstaltungen sehen
Kein Zugang

Mitglieder ohne Portal-Zugang haben keinen Login und können die App nicht nutzen. Sie können aber weiterhin per E-Mail oder Post erreicht werden.

Neuen Administrator/Vorstand anlegen

Schritt-für-Schritt: Neuer Administrator anlegen

So geben Sie Vorstandsmitgliedern Zugriff auf Laubenmeister

Wichtig zu wissen

Administrator-Zugänge werden über die Funktionärs-Verwaltung erstellt. Die Person muss zuerst als Funktionär (Vorstandsmitglied) angelegt werden.

1Person als Mitglied anlegen (falls noch nicht vorhanden)

Falls die Person noch nicht als Mitglied im System ist:

  1. Gehen Sie zu Dashboard → Mitglieder
  2. Klicken Sie auf "Mitglied hinzufügen"
  3. Füllen Sie die Stammdaten aus (Vorname, Nachname, E-Mail, etc.)
  4. Wichtig: Eine gültige E-Mail-Adresse ist erforderlich!
  5. Speichern Sie das Mitglied

2Person als Funktionär anlegen

  1. Navigieren Sie zu Dashboard → Funktionäre
  2. Klicken Sie auf "Neuer Funktionär"
  3. Wählen Sie das Mitglied aus

    Wählen Sie die Person aus der Mitgliederliste

  4. Funktion zuweisen

    z.B. Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer, Beisitzer, etc.

  5. Datum der Ernennung eintragen (optional)

    Funktion seit, Erstwahl, Wiederwahl

  6. Speichern

3Portal-Zugang (Administrator-Account) erstellen

  1. Öffnen Sie den Funktionär

    Klicken Sie in der Funktionärs-Liste auf die Person

  2. Klicken Sie auf "Portal-Zugang erstellen"

    Button ist oben rechts neben "Löschen"

  3. Bestätigen Sie die Erstellung

    Es erscheint eine Bestätigung, dass ein Admin-Zugang erstellt wird

4Was passiert jetzt?

  1. Administrator-Account wird erstellt

    Die Person erhält automatisch die Rolle "Administrator"

  2. Sicheres Passwort wird generiert

    Das System erstellt ein 12-stelliges sicheres Passwort

  3. Willkommens-E-Mail wird versendet

    Die Person erhält eine E-Mail mit Login-Daten (Benutzername + Passwort)

  4. Erster Login

    Die Person kann sich unter laubenmeister.de/login anmelden

  5. Passwort ändern (empfohlen)

    Nach dem ersten Login sollte das Passwort unter "Konto & Einstellungen" geändert werden

Wichtig!

  • • Die Person muss eine gültige E-Mail-Adresse haben
  • • Falls die E-Mail nicht ankommt: Im Spam-Ordner nachsehen
  • • Benutzername ist der Teil vor dem @ der E-Mail
  • • Die Person erhält die Rolle "Administrator" mit Vollzugriff

Warum ist die Person nicht in der Funktionärs-Liste?

Häufige Gründe und Lösungen:

1. Person ist noch kein Mitglied

→ Legen Sie die Person zuerst unter "Mitglieder" an

2. Person ist noch kein Funktionär

→ Legen Sie die Person unter "Funktionäre" an

3. E-Mail-Adresse fehlt

→ Ergänzen Sie die E-Mail-Adresse in den Mitgliedsdaten

Mitgliederportal-Zugang einrichten

Was ist das Mitgliederportal?

Das Mitgliederportal ist ein eingeschränkter Zugang für Ihre Vereinsmitglieder. Dort können sie:

Eigene Stammdaten einsehen
Rechnungen herunterladen
Kontoauszüge ansehen
Dokumente einsehen
Zählerstände eintragen
Termine ansehen

Portal-Zugang für einzelnes Mitglied aktivieren

Am häufigsten genutzter Weg

1Mitglied öffnen

  1. Gehen Sie zu Dashboard → Mitglieder
  2. Suchen Sie das gewünschte Mitglied
  3. Klicken Sie auf das Mitglied, um die Details zu öffnen

2Portal-Zugang aktivieren

  1. Scrollen Sie zum Bereich "Portal-Zugang"
  2. Aktivieren Sie den Schalter "Portal-Zugang gewähren"

    Der Schalter wird grün, wenn aktiviert

  3. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse

    Das Mitglied muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben

  4. Klicken Sie auf "Einladung senden"

3Mitglied erhält E-Mail

Das Mitglied erhält eine E-Mail mit:

  • • Link zum Portal
  • • Anleitung zur Registrierung
  • • Link läuft nach 7 Tagen ab

4Mitglied registriert sich

  1. Mitglied klickt auf den Link in der E-Mail
  2. Mitglied setzt ein eigenes Passwort
  3. Mitglied kann sich ab sofort unter laubenmeister.de/portal anmelden

Fertig!

Das Mitglied hat jetzt Zugriff auf das Portal und kann seine Daten jederzeit einsehen.

Portal-Zugang für alle Mitglieder auf einmal

Massenaktion für den gesamten Verein

Nur für Mitglieder mit E-Mail

Die Funktion sendet nur Einladungen an Mitglieder, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

  1. 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Mitgliederportal
  2. 2. Klicken Sie auf "Alle Mitglieder einladen"
  3. 3. Prüfen Sie die Vorschau

    Sie sehen, wie viele Mitglieder eingeladen werden und wie viele keine E-Mail haben

  4. 4. Bestätigen Sie die Massen-Einladung
  5. 5. Alle Mitglieder mit E-Mail erhalten eine Einladung

Tipp: Informieren Sie Ihre Mitglieder vorher (z.B. per Rundmail oder auf der Mitgliederversammlung), damit sie die E-Mail erwarten und nicht als Spam markieren.

Portal-Einstellungen

Was sollen Mitglieder im Portal sehen?

Unter Einstellungen → Mitgliederportal können Sie festlegen:

Stammdaten anzeigenMitglieder können ihre Adresse, Telefon, etc. sehen
Rechnungen und KontoauszügeMitglieder können Jahresabrechnungen herunterladen
Eigene Daten ändernMitglieder können z.B. ihre Telefonnummer selbst aktualisieren
Dokumente einsehenZugriff auf Satzung, Ordnungen, etc.
Zählerstände eintragenMitglieder können Wasser/Strom-Zählerstände selbst erfassen
BegehungsergebnisseMitglieder sehen Mängel aus Begehungen ihrer Parzelle

Passwort zurücksetzen

Benutzer hat Passwort vergessen

Selbst zurücksetzen
  1. 1. Benutzer geht zu laubenmeister.de/login
  2. 2. Klickt auf "Passwort vergessen?"
  3. 3. Gibt seine E-Mail-Adresse ein
  4. 4. Erhält Link zum Zurücksetzen per E-Mail
  5. 5. Klickt auf den Link und setzt ein neues Passwort

Sicherheit: Aus Sicherheitsgründen können Administratoren keine Passwörter für andere Benutzer setzen. Jeder Benutzer muss sein Passwort selbst wählen.

Link funktioniert nicht?

  • • Prüfen Sie den Spam-Ordner
  • • Der Link ist 24 Stunden gültig
  • • Falls nötig: Neuen Link über "Passwort vergessen?" anfordern

Benutzer verwalten

Administrator-Zugang entziehen

Wenn jemand nicht mehr Vorstand ist oder keinen Zugriff mehr haben soll:

  1. 1. Dashboard → Funktionäre
  2. 2. Person auswählen

    Klicken Sie auf den Funktionär in der Liste

  3. 3. Funktionär löschen

    Klicken Sie auf "Löschen" und bestätigen Sie

Hinweis: Das Löschen des Funktionärs entfernt NICHT automatisch den Login-Zugang. Der Benutzer kann sich noch anmelden. Um den Zugang komplett zu entfernen, kontaktieren Sie bitte den Support.

Portal-Zugang für Mitglieder entziehen

So entziehen Sie einem regulären Mitglied den Portal-Zugang:

  1. 1. Dashboard → Mitglieder
  2. 2. Mitglied öffnen
  3. 3. Bei "Portal-Zugang" den Schalter deaktivieren
  4. 4. Speichern

Das Mitglied kann sich ab sofort nicht mehr im Portal anmelden.

Mehrere Vereine verwalten

Zwischen Vereinen wechseln

Für Benutzer, die in mehreren Vereinen tätig sind

Falls Sie in mehreren Vereinen Administrator sind (z.B. Kreisverband), können Sie zwischen den Vereinen wechseln:

  1. 1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil
  2. 2. Wählen Sie "Verein wechseln"
  3. 3. Wählen Sie den gewünschten Verein aus der Liste
  4. 4. Das Dashboard lädt neu mit den Daten des gewählten Vereins

Info: Jeder Verein hat seine eigenen Mitglieder, Parzellen und Daten. Die Daten sind vollständig getrennt voneinander.

Weitere Themen

Mitgliederverwaltung

Wie Sie Mitglieder verwalten und Stammdaten pflegen

Datenschutz

Informationen zu Datenschutz und Sicherheit

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